Ton niveau d’anticipation est à combien?

Tu es gestionnaire, tu prends des décisions, tu jongles entre les casquettes de soutien, cheerleader, comptable, coach, planificateur, arbitre, expert… Sais-tu quel est ton niveau d’anticipation? Je te donne plus de détails ici:

𝟏) Anticipation – 𝟏 : 𝐋𝐚 𝐩𝐫é𝐨𝐜𝐜𝐮𝐩𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐢𝐦𝐦é𝐝𝐢𝐚𝐭𝐞

Tu te trouves à ce niveau si tu es constamment en train de rouler à 120km/h. Tout est urgent. Ce que tu dois faire ou ce que tu confies aux membres de ton équipe est toujours à remettre hier, et c’est comme ça pour chacune des choses que tu as sur ta liste. Par conséquent, tu n’arrives pas à te projeter, et tu as zéro marge de manœuvre pour les imprévus. Tu es toujours en mode pompier, en mode réactivité. L’anticipation n’existe pas pour toi, elle est à -1.

𝟐) Anticipation 0 : 𝐋’é𝐪𝐮𝐢𝐥𝐢𝐛𝐫𝐞 𝐟𝐫𝐚𝐠𝐢𝐥𝐞

Si tu te trouves à ce niveau, tu es à une certaine vitesse où tout va relativement bien. Tu arrives à faire ce qui est sur ta liste, mais de façon juste. Si une chose s’ajoute, toute cette belle liste est chamboulée, et une chose doit partir pour arriver à répondre à cette nouvelle demande; ça va obligatoirement avoir un impact inattendu. Quand quelque chose se termine sur ta liste, il y a toujours quelque chose d’autre qui était déjà là en train d’attendre. Par conséquent, ton mot d’ordre est : ne rien t’ajouter de plus si on veut que tu finisses ce que tu avais prévu de faire.  Donc te demander de faire de l’informel c’est en même temps te dire que tu vas devoir reprendre du temps de comptabilité, d’appels d’offres, de réponses à des courriels en dehors des heures. C’est automatiquement créer du retard sur autre chose sans prévenir puisque tu es à la merci de ton calendrier. Bref, pour y arriver à travers les urgences, tu as le choix entre ne pas respecter tes engagements ou faire du temps supplémentaire. Ton niveau d’anticipation est à 0.

𝟑) Anticipation +1 : 𝐋𝐚 𝐧é𝐠𝐨𝐜𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧

Si tu es à ce niveau, tu as un peu plus de marge de manœuvre. Tu es moins débordé.e. À chaque fois qu’un nouveau projet va arriver, avant de l’accepter, tu vas analyser, évaluer l’impact sur l’organisation et ton calendrier dans un premier temps, et ensuite négocier avec les intervenants/partenaires/clients ta capacité à s’ajuster avec ce changement. Mais au final, ce sont ces personnes (les intervenants/partenaires/clients), en fonction de leur calendrier à eux qui prennent la décision, en fonction de l’analyse des impacts, s’ils te confient le projet ou pas. La décision finale ne revient peut-être ni à toi ni à ton équipe nécessairement mais tu auras été en mesure de l’influencer. Ton niveau d’anticipation est à +1.

𝟒) Anticipation +2 : 𝐋𝐚 𝐝𝐢𝐫𝐞𝐜𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐚𝐟𝐟𝐢𝐫𝐦é𝐞

Si tu es à ce niveau, c’est ton équipe et toi qui décidez directement si vous acceptez un projet ou non. On te fait part du projet, tu prends le temps de l’analyser avec ton équipe, tu vois les impacts que cela aura sur l’équipe et toi, et vous décidez ensemble par la suite de ce que vous voulez faire et vous le faites. Vous n’avez aucune contrainte à ce niveau. Si une urgence survient, l’équipe et toi, en fonction des informations que vous avez, évaluez l’impact sur toutes les tâches à faire et en cours, prenez la meilleure décision et informez par la suite les intervenants/partenaires/clients de à votre décision et vous vivez avec l’impact de celle-ci. On s’entend qu’un intervenant/partenaire/client peut vouloir vous partager d’autres informations, négocier afin de vous faire changer votre décision. Il a le droit. Mais dans ce cas-ci, c’est toi qui a le contrôle sur ton calendrier. Si tu es submergé.e, c’est parce que tu le souhaites…et tu vis avec l’impact de cette décision. Ton niveau d’anticipation est donc à +2.

Je sais qu’on aimerait tous être au niveau 4 parce que c’est l’idéal et qu’on aimerait arrêter d’être surchargé.e, débordé.e ou surmené.e. Mais à l’Expérience Taago, on vise le plus petit pas possible que tu peux faire maintenant avec ton équipe. Est-ce que viser le niveau 4 est actuellement faisable, réaliste et réalisable pour toi? On s’entend que si tu es au niveau 1, vouloir tout de suite être au niveau 4 est plus une montagne qu’autre chose, et cela peut vite être décourageant. La première étape, ce sera d’être au niveau 2 ou du moins 3 avec l’aide et les outils nécessaires. Et le moyen, dans la majorité des cas, c’est de déléguer, en prenant bien sûr le temps d’analyser le niveau de la personne qui reçoit la délégation.

Je te laisse avec ces questions :

• Toi, tu es à quel niveau comme gestionnaire avec ton équipe présentement?
• Où est-ce que tu aurais le goût d’être?
• C’est quoi ton prochain petit pas possible pour t’y rendre?

Tu es ce gestionnaire aux multi-casquettes et aimerais gagner en proactivité parce que tout est toujours pour hier et tu ne sais pas par où commencer… Contacte-nous. On ira débroussailler cela ensemble, une étape à la fois.