Contrainte #2: Les autres tâches connexes
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COMMENT ALLUMER L’ESPRIT D’ÉQUIPE DE FEU ALORS QU’ELLE EST EN PLEINE SURCHARGE ?
18 juillet 2024
COMMENT ALLUMER L’ESPRIT D’ÉQUIPE DE FEU ALORS QU’ELLE EST EN PLEINE SURCHARGE ?
Tout le monde le sait, avoir une équipe constamment surchargée et en mode urgence est un aller simple pour la démobilisation, la démission, voire le burn-out pour certain.es.
Chez Taago, nous sommes convaincus que l’esprit d’équipe de feu est une approche qui ramène de l’équilibre dans une équipe favorisant ainsi l’efficience, l’effervescence et l’espace de réflexion et d’action.
Cependant, démarrer un tel processus dans un contexte où les membres de l’équipe sont fatigués, les projets se multiplient et où les priorités sont chaotiques, cela peut sembler être une tâche insurmontable.
On te donne ici des stratégies pour introduire efficacement et progressivement l’esprit d’équipe de feu afin de reprendre en main la surcharge.
1. Comprendre la situation actuelle
Avant tout, il est crucial de comprendre la situation actuelle de ton équipe. Organisez des réunions pour identifier vos principales contraintes qui impactent la dynamique et ralentissent la performance de l’équipe. Cela peut inclure des problèmes de charge de travail, des processus inefficaces ou des obstacles organisationnels. Pour en nommer quelques-unes, le travail en silo, les “autres tâches connexes”, le mode urgence.
2. Définir une vision d’équipe
Tout comme un.e dirigeant.e se doit d’avoir une vision pour son entreprise, un.e gestionnaire doit se doter d’une vision d’équipe pour mobiliser ses membres plus facilement autour des objectifs communs.
C’est cette vision qui influencera vos décisions en équipe, votre priorisation et vos actions.
Prends le temps de réfléchir à cette vision avant de la présenter à ton équipe et assure-toi de te mettre dans une posture où tout est possible: à quoi je rêve pour mon équipe? Comment est-ce que je souhaite que nous communiquions ensemble ? A quel type de collaboration est-ce que j’aspire ?
Puis challenge ta vision avec le reste de l’équipe, prenez le temps de clarifier les vœux pieux et attachez-y des exemples concrets afin d’atteindre une vision portées par tous et toutes.
3. Trouver le prochain pas et commencer petit
L’une des erreurs courantes est de vouloir tout changer d’un coup. Instaurer l’esprit d’équipe de feu dans un contexte surchargé est un projet d’amélioration continue en soi. Alors, commencez par des améliorations à petite échelle. Ce guide pratico-pratique détaille les étapes à suivre pour instaurer de nouvelles pratiques sans surchargées l’équipe encore plus. Il rappelle entre autres deux étapes importantes. La première, prioriser en choisissant un processus ou une tâche spécifique qui a le plus d’impact sur l’équipe et sur laquelle l’équipe a le plus d’influence. La seconde, l’équipe doit décomposer le travail en segments plus gérables et se concentrer sur des améliorations progressives. Rome ne s’est pas faite en un jour, n’est-ce pas ?
3. Impliquer l’équipe
Pour que l’amélioration continue soit efficace, elle doit être un effort collectif. Encouragez chaque membre de l’équipe à participer en partageant ses idées et ses suggestions. Créez un environnement où chacun se sent écouté et valorisé. Cela non seulement génère des idées nouvelles mais aussi favorise l’adhésion au processus de changement. Rappelle-toi que les idées les plus folles mènent toujours quelque part alors pas de censure ou de “j’ai une idée mais je suis sûre que ça ne marchera jamais!” C’est fou le nombre de fois qu’une idée folle nous a permis d’identifier une idée réaliste à mettre en place rapidement.
6. Mesurer les progrès avec des séances de rétrospectives régulières
Il est important de mesurer les résultats des initiatives mises en place pour améliorer la dynamique d’équipe; sans quoi ces efforts déployés n’auront servi à rien. Peu importe les indicateurs de mesure que vous choisirez en équipe, ils fonctionnent si et seulement si l’équipe crée de l’espace régulièrement pour les évaluer, s’ajuster et se mettre en action.
Créer de l’espace signifie d’abord intégrer le sujet “dynamique de l’équipe” dans les listes de priorités. C’est la première étape pour que les membres de l’équipe comprennent à quel point ce sujet est important pour vous et que vous vous attendrez à des efforts collectifs.
C’est aussi planifier à l’agenda de l’équipe des séances de rétrospectives afin de tirer des leçons et célébrer le chemin parcouru. Ce sont ces séances de prise de recul qui permettent de consolider la cohésion de l’équipe et de maintenir l’alignement envers l’esprit d’équipe de feu. Commencez par des rencontres mensuelles puis petit à petit, instaurez des rencontres au fil des besoins et des projets d’amélioration continue dont l’équipe se sera dotée.
7. Encourager une culture de feedback au quotidien
Ce projet d’amélioration continue comme tous les autres, repose sur une boucle de rétroaction constante. Encouragez l’équipe à donner et à recevoir des feedbacks de manière constructive. Créez des occasions régulières pour discuter des succès et des échecs, et pour ajuster les stratégies en conséquence. Vous verrez que petit à petit ces échanges sortiront du cadre de la rétrospective mensuelle et s’intégreront dans le quotidien de l’équipe jusqu’au point d’en devenir une culture d’apprentissage.
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Développer l’esprit d’équipe de feu dans contexte surchargé peut sembler difficile, mais avec une approche structurée et progressive, c’est tout à fait possible. En comprenant la situation actuelle, en définissant une vision d’équipe, en favorisant la théorie des petits pas, vous pouvez introduire des changements significatifs sans ajouter de pression supplémentaire. Après tout, comme tout projet d’amélioration continue, celui-ci est un voyage, pas une destination, et chaque petite amélioration compte.
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