Contrainte #4: Rester dans le “faut qu’on” ou favoriser la mise en action ?

Le monde du travail est submergé par des “j’ai pas le temps”, “il manque de main-d’oeuvre”, “mon taux de roulement est trop élevé”, “nous devons constamment faire plus avec moins”. Dans ce contexte où l’efficacité des équipes est mise à rude épreuve, le réflexe est de sortir sous forme de conversation informelle la liste des « faut qu’on…. »; faut qu’on soit plus performant, faut qu’on embauche plus, faut qu’on gère mieux nos priorités, faut qu’on utilise cet outil pour mieux se coordonner”, etc. Oui et après, quelle est la prochaine étape ? Qui prend la balle au vent et appuie sur “action” ? Trop souvent la réflexion s’arrête à la machine à café. 

Identifier des opportunités d’amélioration part d’une excellente initiative mais celle-ci devient une contrainte à l’efficacité en équipe si cette opportunité n’a aucun cadre pour être testée, modifiée et évoluée selon les besoins et la valeur d’affaires de l’entreprise.

Ce guide s’adresse aux gestionnaires qui désirent éliminer les “faut qu’on” et prioriser l’action au sein de son équipe à travers une approche d’amélioration continue encadrée. 

Définitions: 

• Contrainte: Comportements ou processus qui ralentissent le plein potentiel d’un individu ou d’un groupe. 
• Amélioration: action de s’améliorer pour générer un progrès, devenir plus efficace 
• Approche d’amélioration continue: Action de fournir des efforts sur une base continue pour améliorer la performance d’un produit, d’un service, ou d’une culture d’équipe. Au-delà de la mécanique, cette approche est aussi un savoir-être qui peut toucher l’ensemble de l’organisation.

Constats: 

• Les idées “faut qu’on…” restent dans les conversations informelles, sans aucune action attachée. Aucune suite n’est donnée.
• La liste des projets de l’entreprise déborde
• Les équipes dédient 100% (et+) de leur temps aux projets opérationnels
• La livraison des projets opérationnels passe avant les projets d’amélioration continue 
• Passer du temps sur les projets d’amélioration continue est perçu comme un luxe et une perte de temps.
• Forte pression de la direction pour livrer les projets opérationnels selon des échéances souvent serrée et imposée
• Le manque de ressource freine les initiatives dédiées à l’amélioration continue
• Sentiment fort de devoir tout attaquer au même rythme, au même moment mène vite au découragement
• Mettre en action des projets d’amélioration continue est souvent perçu comme ardu: comment encadrer et suivre un processus sans réelle date de fin ?
• L’amélioration continue est souvent associée au bilan de fin de projet qui arrive tardivement dans le processus pour améliorer la performance et la mise en application des constats identifiés est quasiment inexistante.
• Peu voire pas de budget n’est associé aux projets d’amélioration continue.

Conséquences: 

• Les équipes sont en réaction et non en prévention
• La performance de l’équipe stagne
• Les mêmes problèmes reviennent régulièrement
• Le moral des troupes diminue
• Sensation de réinventer la roue à chaque fois
• Pas de culture d’apprentissage, ni d’évolution
• Baisse du taux de rétention
• Les employés deviennent des exécutants, sans plus.

Remèdes: 

Étape 1 Gardien de votre équipe: Si vous êtes convaincu de l’importance d’une culture d’amélioration continue, soyez prêts à réserver du temps à ces projets pour vous et votre équipe et à défendre ces heures devant l’exécutif.

Étape 2 Organiser: 

• Nommer toutes les contraintes organisationnelles qui entourent l’équipe
• Faire participer l’équipe à l’élaboration de cette liste
• Prioriser les contraintes selon votre capacité d’influence en équipe et le niveau d’impact sur votre équipe
• Identifier ensemble 3-4 contraintes sur lesquelles l’équipe pourrait travailler
• Sauvegarder cette liste dans un espace collaboratif pour optimiser le suivi 

Étape 3 Passer à l’acte: 

• Pour chaque contrainte, l’équipe se questionnera sur ce qui fonctionne bien en ce moment, ce qui pourrait être amélioré et identifiera des actions concrètes et réalisables dans un temps déterminé.
• Encourager les membres de l’équipe à se commettre sur une date de livraison pour chaque action identifiée

Étape 4 Cadre d’évolution: 

• Ajouter à l’agenda de l’équipe une rencontre récurrente qui servira au suivi de l’évolution de ces projets.
• Développer un entêtement positif pour vous assurer que le cadre est toujours présent et évolue selon les besoins de l’équipe et de l’organisation.
• Nommer un.e membre de l’équipe gardien de ces rencontres mais assurez-vous que le rôle de cette personne est uniquement un rôle de vigie sur la mécanique
• Célébrer les changements

Étape 5 Valider le sens

• Expérimenter le processus d’amélioration continue durant une durée fixe (ex: 3 mois) puis organiser  à nouveau une rencontre avec l’équipe pour challenger sa valeur, son sens.

Mise en garde:

Choisir de rentrer dans sa liste des priorités d’équipe les projets d’amélioration continue est déjà une victoire en soi. Bravo ! Comment s’assurer que cette culture se maintienne dans un contexte de travail où il faut toujours faire plus avec moins ?

Tout est une question d’équilibre.

Qui ne souhaite pas que son équipe soit plus performante jour après jour ? Vous cherchez ce qu’il y a de mieux en termes d’efficacité mais comment faire quand les attentes de la direction sont élevées et qu’il faille continuellement livrer de la valeur, et toujours plus, avec moyen limité bien sûr ?

Trouver du temps pour l’amélioration continue n’est pas un luxe mais un choix. Certes, c’est accepter pendant un court instant de livrer moins de valeur sur les opérations. Vue d’un autre angle, c’est en fait, investir dans son équipe pour lui faire gagner du temps dans ses opérations par la suite. Rassurez-vous c’est un investissement à court terme. 

Alors oui, au départ, on a l’impression de ne pas utiliser son temps efficacement car il n’est pas directement rattaché aux opérations. 

Rome ne s’est pas faite en jour et la culture d’amélioration continue encore moins. Commencez par des petits pas, des projets qui auront un impact rapide sur votre façon de travailler et de communiquer en équipe. Les bienfaits se feront sentir rapidement et vous donneront le goût de passer au suivant. N’abandonnez pas; sinon cette tentative ne sera qu’une perte de temps pour tous et sera encore plus difficile à reprendre la prochaine fois. 

D’autre part, rappelez-vous l’entêtement positif à mettre en place (rencontres régulières, mises à jour du document de suivi, célébrations des bons coups). Cette posture est cruciale pour vous permettre de développer et enrichir la culture d’amélioration continue de votre équipe.

Alors à vous maintenant, que vous manque-t-il pour poser la première pierre de l’amélioration continue au sein de votre équipe ?