Le meilleur moment pour faire de l'amélioration continue en équipe

Le meilleur moment pour faire de l’amélioration continue en équipe

10 juillet 2024

Le meilleur moment pour faire de l’amélioration continue en équipe

L’amélioration continue est essentielle pour toute équipe cherchant à maximiser son efficacité et à maintenir une dynamique positive. Ça tu le sais et tu te demandes peut-être par où commencer quand l’équipe est déjà surchargée de projets et peine à sortir la tête de l’eau.

Cependant, savoir quand et comment l’intégrer peut faire toute la différence. En adoptant une approche progressive et par cycle, ton équipe peut s’assurer que l’amélioration continue reste pertinente, réalisable, efficace et sans oublier, durable.

1. Les saisons d’une équipe : Une perspective annuelle

Et si tout commençait par déterminer la vue d’ensemble : décrivez avec l’équipe votre cycle annuel. Vous n’avez peut-être pas les mêmes perceptions. Il est temps de vous aligner.

Comme la nature, les équipes passent par différentes saisons au cours de l’année. Chacune de ces saisons offre des opportunités uniques pour se concentrer sur l’amélioration continue. Cela ne servira à rien et découragera les troupes d’intégrer un nouveau projet d’amélioration alors que vous êtes dans une phase de livraison intense. D’un autre côté, et je te vois venir, cela ne veut pas dire non plus qu’il faut attendre que la surcharge de travail baisse pour se lancer. Connaître son cycle saisonnier permettra justement à l’équipe d’identifier les périodes les plus adéquates, mais ne cherchez pas la période idéale, elle n’existe pas.

Le cycle annuel de ton équipe ne suit pas forcément les saisons telles qu’on les connaît. Chez Taago par exemple, notre hiver a lieu en été car les besoins des clients sont plus calmes; nous choisissons justement cette période pour prendre du recul et développer notre vision, voire terminer des projets d’amélioration continue qui trainent depuis longtemps.

2. Planification trimestrielle et mensuelle de l’amélioration continue

Une fois le cycle annuel plus clair pour toute l’équipe, il est crucial de maintenir une régularité et une structure au niveau trimestriel et mensuel, pour permettre à l’équipe de s’adapter aux défis et aux opportunités à court et moyen terme.

Une fois par trimestre, et une fois par mois, organisez une session de rétrospective d’1h pour commencer. Le focus sera de réévaluer les objectifs d’équipe incluant ceux d’amélioration continue, et planifier la période suivante. Pensez à célébrer les bons coups comme les erreurs pour développer votre culture d’apprentissage.

Les objectifs trimestriels seront décrits de façon plus stratégique et s’inspireront probablement de la saison dans laquelle vous êtes, tandis que les objectifs mensuels, seront écrits dans un langage plus tactique.

3. Planification hebdomadaire de l’amélioration continue

Une approche hebdomadaire permet de maintenir une dynamique constante et de s’assurer que l’amélioration continue fait partie intégrante du quotidien de l’équipe.

Pour éviter d’alourdir votre semaine de travail déjà bien occupée, vous pouvez commencer par une séance de 30-45min en début de semaine qui a pour intention d’évaluer les efforts de la semaine précédente et d’identifier les objectifs d’équipe de la semaine qui suit. Et rappelez-vous, au nom de quoi ces objectifs de semaine sont déterminés ? Au nom des objectifs du mois bien sûr !

Pensez aussi à valider vos objectifs en cours de semaine. Ce n’est pas parce que vous les avez déterminés que forcément tout sera atteint à 100%; les imprévus arrivent quotidiennement, je ne t’apprends rien. Une équipe qui prend le temps, même 5min de valider si elle est alignée avec ses objectifs, est une équipe qui se donne les moyens de reprendre la main sur sa charge et de renforcer son alignement et son anticipation.

C’est souvent les mercredis ou jeudi matin que nous faisons cet exercice d’évaluation dans notre équipe, ça nous permet de réaligner le tire avant la fin de la semaine.

A retenir !

S’il y avait une chose à retenir c’est la suivante: chaque étape, quelle qu’elle soit, doit se doter de 3 phases e-ssen-tielles! Je répète, e-ssen-tielles!

Revue de la période passée, apprentissages et planification de la période suivante. Trop souvent, les 2 premières phases sont oubliées au nom de l’action et de l’hyper-performance et c’est ce qui fait qu’une équipe se noie dans ses multiples projets, les humains se fatiguent et résistent au changement. Vous vous devez de trouver votre propre équilibre entre réflexion et action. L’un n’existe pas sans l’autre et doit se faire collectivement.

Intégrer l’amélioration continue se fait à plusieurs étapes de la vie d’une équipe: annuelle, mensuelle et hebdomadaire, et permet de maintenir une dynamique positive et de s’assurer que les efforts de l’équipe sont constamment alignés avec les objectifs communs.

Si ton équipe est déjà surchargée, la théorie des petits pas sera votre meilleure alliée. Rien ne t’oblige à tout intégrer dès le début, à toi de voir avec l’équipe l’étape la plus essentielle à mettre en place: avoir une vue d’ensemble ou muscler votre regard de l’amélioration continue à chaque semaine ou chaque mois peu importe, l’idée c’est d’en intégrer une, de commencer à la maîtriser puis d’un intégrer une nouvelle au fil du temps.

C’est avec cette approche progressive et par cycle que ton équipe pourra désormais s’adapter de manière agile aux changements et continuer à progresser de manière constante et efficace.

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Jetez un coup d’oeil à ce qu’on dit sur Taago

Notre nouvelle équipe opérationnelle souffrait énormément du manque d’alignement entre chaque membre. Ce dysfonctionnement provoque une surconsommation des ressources disponibles, en plus d’une forte concentration de frustration au sein de l’équipe. L’équipe à participer à la démarche Taago et jouit maintenant d’un environnement de travail sain et productif.

J Gagnon - Grupo Bimbo Viau

Jean a accompagné notre équipe dans une phase très importante de son développement à savoir la définition des mandats et des méthodes de travail. Malgré la complexité apparente causée par la singularité de chaque sous équipe, son approche personnalisée a permis d’outiller chaque groupe de façon à optimiser son travail et fluidifier les processus existant. L’accompagnement offert par Jean a permis de générer de véritables reflexes au sein de l’équipe en terme de priorisation et d’auto-organisation. Le gain de maturité de notre équipe est visible et nous sommes confiants quant à notre capacité de poursuivre cette progression de façon autonome après le départ de Jean.

B Monfort, gestionnaire de projets

Jean, de par sa grande expérience et sa capacité à comprendre l’humain est un être exceptionnel. Que ce soit pour redresser une équipe, trouver des solutions à des problèmes organisationnels complexes, pour conseiller, enseigner, coacher, il a un coffre d’outils bien rempli! Ne prenant pas de gants blancs, il reste authentique et sait attaquer les défis de front. Il propose une approche directe pour responsabiliser les membres d’une équipe et les rendre imputables de leurs actions. J’ai énormément évolué et appris sur moi-même grâce à ses enseignements.

G Neveu, Directeur des technologies

Nous avons aimé votre dynamisme et votre énergie qui est motivante, votre capacité d’adaptation/ ouverture d’esprit, légèreté, adaptée à notre réalité. Votre capacité à nous amener plus loin et de nous sortir de notre zone de confort en fixant des objectifs TRÈS précis.

Nous maintenons nos techniques de travail en effectuant un 30 minutes TAAGO à chaque réunion d’équipe, chaque semaine.

Nous avons retravaillé notre tableau des chantiers et sous-chantiers afin de le mettre à notre main. Nous continuons la saveur du mois.

Ce que nous retenons principalement : Chaque petit pas compte et nous permet de voir que nous avançons.

De toute l’équipe du SSMO l’Élan

Service d’aide à l’emploi pour les personnes vivant avec des limitations fonctionnelles

SSMO l'Élan

Si vous cherchez un coach, Jean est la bonne personne ! J’ai eu la chance qu’il m’accompagne pendant 8 mois, et il m’a beaucoup aidé à mieux me connaitre autant professionnellement que personnellement, pour pouvoir ensuite aller plus loin. Il a cette capacité de poser les bonnes questions au bon moment, qui font de lui un excellent coach. Attention, si vous aimez rester dans vos pantoufles, gare à vous. Jean vous fera enfiler vos bottes de randonnée pour un trek dont vous vous souviendrez !

P-A Laine, Scrum master

« Quelle expérience enrichissante!

J’ai eu la chance de pouvoir échanger avec Cloé et tout de suite, elle a su me guider et me pister. Une relation de confiance s’est mise en place pour pouvoir réellement échanger et aller plus loin dans mes besoins! Revenir à la base de nos concepts de gestion et faire confiance à son instinct! Des outils à mettre en place dès le lendemain! Merci! »

J’ai mis en application:

– Dans les discussions/négociations, dire les intentions : trouver une solution ensemble, gagnant/gagnant… et cela a ramené un ton plus neutre.

Je les mêmes partager dans une formation sur l’influence

– aussi de faire confiance à mon instinct! Ça m’a fait du bien!

Catherine Forget

Jean a travaillé chez nous dans deux mandats différents : Coach agile pour équipes de développement et coach comportemental pour mon service. Dans les deux mandats, son savoir-faire et son approche directe et orientée à la livraison de la valeur ont fait toute une différence. Jean a su s’adapter à notre réalité pour nous sortir de notre zone de confort et nous aider à nous questionner dans nos itérations quotidiennes. Si vous cherchez quelqu’un qui est capable de vous challenger et dire les vraies affaires, pour vous amener ailleurs, lui est la bonne personne.

R Barroso, chef de service

J’ai fait appel aux services de Jean dans le but d’amener notre équipe de développement à modifier sa méthode travail pour adopter une philosophie agile. Rapidement il a su comprendre nos besoins et a réellement ciblé ses interventions pour atteindre nos critères de succès. Il sait adapter la recette en fonction de la réalité l’entreprise et des individus en place. Vous cherchez un formateur efficace qui a à cœur l’atteinte de vos objectifs? Jean est votre homme. Merci beaucoup!

S Labbé, Directeur principal des opérations

K Riel - Vice-président