Les Réunions : Miroir de la Dynamique d’Équipe

Les Réunions : Miroir de la Dynamique d’Équipe

20 juin 2024

Les Réunions : Miroir de la Dynamique d’Équipe

 
Comme je le dis souvent, les réunions sont un microcosme de la réalité de ce qui se passe dans le quotidien de l’équipe. Elles ne sont pas seulement un rendez-vous dans l’agenda où un groupe d’individus échange verbalement. Elles permettent de faire un diagnostic sur la dynamique d’équipe dans un court laps de temps. Elles révèlent les structures sous-jacentes, les relations interpersonnelles et la culture organisationnelle.
Elles incarnent la dynamique quotidienne de l’équipe et offrent un terrain d’observation privilégié pour comprendre et améliorer la vie en équipe au quotidien.
Négliger la qualité de ses réunions est en fait négliger la dynamique de son équipe.

La communication : Un baromètre de l’équipe:

La manière dont les membres s’expriment et interagissent en réunion est un indicateur précieux de la culture de communication de l’équipe. Une communication fluide et ouverte signale un climat de confiance, tandis que des échanges tendus ou superficiels peuvent révéler des tensions sous-jacentes.
Sur quels tons les communications sont exprimées?
  • Colérique,
  • Platonique,
  • Stéréotypées et vagues,
  • Directive…

La prise de décision: Révélateur de leadership:

Les dynamiques de prise de décision en réunion montrent comment le pouvoir et l’influence sont distribués au sein de l’équipe. Une approche collaborative suggère un leadership partagé, alors qu’une centralisation des décisions peut indiquer une hiérarchie rigide. L’incapacité d’une équipe de trancher facilement ou à opter pour un choix impopulaire peut conduite à des réunions qui se prolongent inutilement et même des reports inutiles
Comment les décisions sont prises dans vos rencontres?
  • C’est le gestionnaire qui tranche
  • Les gens attendent que le leader décide avant de suivre la direction
  • Consensus interminable
  • Aucune personne n’ose se commettre.

La résolution de conflits: Thermomètre des relations:

La façon dont les conflits sont abordés en réunion peut enseigner beaucoup sur la maturité relationnelle de l’équipe. Afin de générer de la valeur dans les réunions, il est nécessaire d’avoir des conflits gérés avec respect et ouverture. Cela démontre le signe d’une équipe soudée et résiliente. Des rencontres sans échanges d’idées, d’opinions entraînent régulièrement des conversations de couloirs inutiles et de la frustration dans les équipes
À quel niveau vos rencontres créent de l’adversité?
  • Il n’y a pas de place à un partage d’opinion
  • On ressent un sentiment d’harmonie artificielle
  • Les confrontations d’idées ne sont pas constructives et positives
  • Chacun reste dans le silo de son rôle sans challenger son collègue

L’engagement: Miroir de la motivation:

L’implication des participants en réunion reflète leur engagement dans les projets de l’équipe. Une participation active est souvent le signe d’une motivation élevée et d’un alignement avec les objectifs communs. Le silence ainsi que l’absence de réactions ou commentaires peuvent révéler des comportements de détachement profonds envers sujet discuté et même envers l’équipe
Quel est le niveau de présence et d’écoute des participants?
  • Retards ou absences injustifiés
  • Caméras éteintes ou les participants sont concentrés sur leur ordinateur ou téléphone
  • Nonchalance
  • Interactions avec une faible quantité de participants
  • Difficulté à se porter volontaire sur les tâches à faire

Le focus: Le cap pour l’atteinte de l’objectif: 

La clarté de l’objectif à atteindre contribue à justifier la présence de chacun ainsi que de définir les rôles et responsabilités des participants. Un objectif clair est essentiel pour une collaboration efficace et de donner à tous le pouvoir de ramener le focus de tous. Elle permet à chaque membre de comprendre sa contribution et d’agir en conséquence. La perte de focus entraîne des éparpillements qui provoquent des discussions à la sauvette par manque de temps. Tout comme un sentiment d’inutilité et dans un contexte de surcharge au travail, une perte de temps.
Comment l’objectif de la rencontre est atteint:
  • Les réunions finissent en queue de poissons
  • Beaucoup de conversations sous forme de dialogue entre 2 personnes seulement
  • On bascule d’un sujet à l’autre sans prendre le temps de s’assurer d’avoir atteint l’objectif initial
  • Des participants sont décalés et ramènent sur la table des conversations passées non finalisées
  • Les plans d’actions tombent aux oubliettes

Conclusion :

Les réunions ne sont pas seulement une question d’ordre du jour et de points à traiter. Elles sont une fenêtre ouverte sur l’âme de l’équipe, offrant des opportunités d’observation et d’amélioration qui vont bien au-delà de la salle de conférence. En les comprenant et en les optimisant, nous pouvons transformer notre façon de travailler ensemble et atteindre de nouveaux sommets de performance collective.
 
Pour ceux qui souhaitent approfondir ces concepts et explorer des stratégies pour des réunions plus vivantes et productives, il existe un guide sur l’art de maîtriser les réunions efficaces taago.ca/guidereunion
Pour une lecture complémentaire, je propose le livre «Death by Meeting» de Patrick Lencioni
 
Et toi, qu’observes-tu des réunions que tu participes dans ton organisation?

Et si on en discutait?

Un appel exploratoire de 30 minutes gratuit

Vous souhaitez développer le plein potentiel de votre équipe vers une gestion efficiente libre de contraintes? Laissez-nous vous accompagner!

  • Gain en performance

  • Meilleure gestion du temps

  • Motivation accrue

  • Amélioration de la retention

  • Autonomie de l'équipe

  • Meilleure gestion du risque

Prenez rendez-vous

Témoignages

Jetez un coup d’oeil à ce qu’on dit sur Taago

Nous avons aimé votre dynamisme et votre énergie qui est motivante, votre capacité d’adaptation/ ouverture d’esprit, légèreté, adaptée à notre réalité. Votre capacité à nous amener plus loin et de nous sortir de notre zone de confort en fixant des objectifs TRÈS précis.

 

Nous maintenons nos techniques de travail en effectuant un 30 minutes TAAGO à chaque réunion d’équipe, chaque semaine.

 

Nous avons retravaillé notre tableau des chantiers et sous-chantiers afin de le mettre à notre main. Nous continuons la saveur du mois.

 

Ce que nous retenons principalement : Chaque petit pas compte et nous permet de voir que nous avançons.

 

De toute l’équipe du SSMO l’Élan

 Service d’aide à l’emploi pour les personnes vivant avec des limitations fonctionnelles

SSMO l'Élan

J’ai fait appel aux services de Jean dans le but d’amener notre équipe de développement à modifier sa méthode travail pour adopter une philosophie agile. Rapidement il a su comprendre nos besoins et a réellement ciblé ses interventions pour atteindre nos critères de succès. Il sait adapter la recette en fonction de la réalité l’entreprise et des individus en place. Vous cherchez un formateur efficace qui a à cœur l’atteinte de vos objectifs? Jean est votre homme. Merci beaucoup!

S Labbé, Directeur principal des opérations

Jean, de par sa grande expérience et sa capacité à comprendre l’humain est un être exceptionnel. Que ce soit pour redresser une équipe, trouver des solutions à des problèmes organisationnels complexes, pour conseiller, enseigner, coacher, il a un coffre d’outils bien rempli! Ne prenant pas de gants blancs, il reste authentique et sait attaquer les défis de front. Il propose une approche directe pour responsabiliser les membres d’une équipe et les rendre imputables de leurs actions. J’ai énormément évolué et appris sur moi-même grâce à ses enseignements.

G Neveu, Directeur des technologies

« Quelle expérience enrichissante!

J’ai eu la chance de pouvoir échanger avec Cloé et tout de suite, elle a su me guider et me pister.  Une relation de confiance s’est mise en place pour pouvoir réellement échanger et aller plus loin dans mes besoins! Revenir à la base de nos concepts de gestion et faire confiance à son instinct! Des outils à mettre en place dès le lendemain! Merci! »

J’ai mis en application:

– Dans les discussions/négociations, dire les intentions : trouver une solution ensemble, gagnant/gagnant… et cela a ramené un ton plus neutre.

Je les mêmes partager dans une formation sur l’influence

– aussi de faire confiance à mon instinct! Ça m’a fait du bien!

Catherine Forget

Jean a travaillé chez nous dans deux mandats différents : Coach agile pour équipes de développement et coach comportemental pour mon service. Dans les deux mandats, son savoir-faire et son approche directe et orientée à la livraison de la valeur ont fait toute une différence. Jean a su s’adapter à notre réalité pour nous sortir de notre zone de confort et nous aider à nous questionner dans nos itérations quotidiennes. Si vous cherchez quelqu’un qui est capable de vous challenger et dire les vraies affaires, pour vous amener ailleurs, lui est la bonne personne.

R Barroso, chef de service

Si vous cherchez un coach, Jean est la bonne personne ! J’ai eu la chance qu’il m’accompagne pendant 8 mois, et il m’a beaucoup aidé à mieux me connaitre autant professionnellement que personnellement, pour pouvoir ensuite aller plus loin. Il a cette capacité de poser les bonnes questions au bon moment, qui font de lui un excellent coach. Attention, si vous aimez rester dans vos pantoufles, gare à vous. Jean vous fera enfiler vos bottes de randonnée pour un trek dont vous vous souviendrez !

P-A Laine, Scrum master

Jean a accompagné notre équipe dans une phase très importante de son développement à savoir la définition des mandats et des méthodes de travail. Malgré la complexité apparente causée par la singularité de chaque sous équipe, son approche personnalisée a permis d’outiller chaque groupe de façon à optimiser son travail et fluidifier les processus existant. L’accompagnement offert par Jean a permis de générer de véritables reflexes au sein de l’équipe en terme de priorisation et d’auto-organisation. Le gain de maturité de notre équipe est visible et nous sommes confiants quant à notre capacité de poursuivre cette progression de façon autonome après le départ de Jean.

B Monfort, gestionnaire de projets

K Riel - Vice-président

Notre nouvelle équipe opérationnelle souffrait énormément du manque d’alignement entre chaque membre.  Ce dysfonctionnement provoque une surconsommation des ressources disponibles, en plus d’une forte concentration de frustration au sein de l’équipe.  L’équipe à participer à la démarche Taago et jouit maintenant d’un environnement de travail sain et productif.

J Gagnon - Grupo Bimbo Viau

Des clients satisfaits

qui ont pris le virage Taago