Ton agenda ne déborde pas. Il t’écrase.

Ce qu’il faut retenir sur le phénomène « Trop de réunions » :

• Le problème : Avoir trop de réunions est un symptôme de manque de rigueur et d’incapacité à dire non, pas un signe de performance.
• Les symptômes : Accepter les invitations « au cas où », manger devant l’écran, travailler le soir pour compenser.
• La solution Taago : « La Purge ». Supprimer toutes les réunions récurrentes et ne réinviter que celles qui ont une intention de décision claire.
• La règle d’or : L’information est asynchrone (à lire). La décision est synchrone (à discuter).

Lundi matin. 8 h 30.

Tu t’assois devant ton ordinateur avec ton café. Tu ouvres ton calendrier. Et là, tu le vois. Le mur.

Une série de blocs bleus, verts et rouges qui s’empilent les uns sur les autres. Pas une seule respiration avant 16 h. Le constat est brutal : tu as trop de réunions.

Tu sens cette petite boule dans l’estomac ? Cette fatigue qui arrive alors que ta semaine vient à peine de commencer ? Tu te dis que c’est normal. Tu te dis que c’est le prix à payer pour être gestionnaire.

Je vais être brutal avec toi. Ce n’est pas le prix à payer. C’est de la servitude volontaire.

Si ton agenda ressemble à une partie de Tetris qui a mal tourné, ce n’est pas parce que tu es important. C’est parce que tu ne sais pas dire non. C’est parce que tu as laissé les urgences des autres devenir tes priorités.

J’ai accompagné des centaines d’équipes. J’ai vu des gestionnaires au bord du burn-out, persuadés qu’ils n’avaient pas le choix. Ils avaient le choix. Mais ils ne voyaient plus les symptômes de leur propre maladie.

Cette maladie s’appelle la réunionite aiguë. Voici les 5 signes qui prouvent que le problème de trop de réunions a pris le contrôle de ta vie.

Signe numéro 1 : Le syndrome du « Au cas où »

C’est le plus insidieux. Tu reçois une invitation pour un point de suivi. Tu n’as pas de tâche à accomplir. Mais tu te dis : « Je vais y aller, juste au cas où ils parleraient de mon département. »

C’est le piège de l’insécurité. Tu as peur de manquer une information. Alors tu y vas.

Tu te connectes. Tu coupes ta caméra. Tu fais du multitâche.

Ta présence est inutile. Pire, tu es un coût. Avoir trop de réunions « au cas où », c’est gaspiller le budget de formation de ton équipe en salaire perdu.

La rigueur demande de faire confiance. Ne sois pas la belle-mère qui surveille par-dessus l’épaule.

Signe numéro 2 : Le lunch devant l’écran

Il est midi. Ton estomac gargouille. Mais tu enchaînes les appels. Alors tu manges ton sandwich, caméra fermée.

Tu penses que c’est héroïque ? Non. C’est de la désorganisation.

Manger devant son écran n’est pas un signe de performance. Si tu ne prends jamais de pause, ta capacité cognitive chute dès 14 h. Tes décisions deviennent floues.

Respecter son corps, c’est la base de la performance durable. Bloquer son heure de lunch n’est pas un luxe. C’est une obligation professionnelle pour éviter l’épuisement lié au fait d’avoir trop de réunions.

Signe numéro 3 : Le quart de travail de nuit

C’est le classique des gestionnaires modernes. Tu passes ta journée, de 8 h à 17 h, à enchaîner les rencontres Teams. Tu ne produis rien.

Alors, quand la journée « officielle » se termine, ta vraie journée commence. Tu rouvres l’ordinateur à 20 h 30 pour faire ta stratégie.

C’est un mensonge de productivité. Tu as simplement allongé ta journée pour compenser ton incapacité à gérer ton temps de jour. Si ton travail de réflexion ne rentre pas dans ton horaire, c’est que ton horaire est brisé par trop de réunions.

Signe numéro 4 : Le passager aveugle

Regarde ton agenda pour demain. Prends une réunion au hasard. Peux-tu me dire, en une phrase simple, quel est l’objectif de décision ?

Si tu réponds « C’est pour faire le point », tu es un passager aveugle.

Accepter une invitation sans ordre du jour clair est une preuve d’incompétence. Quand tu acceptes une réunion floue, tu valides le flou. Tu dis à l’organisateur : « C’est correct de me déranger sans savoir pourquoi. »

Signe numéro 5 : La peur d’être le méchant

Au fond, pourquoi acceptes-tu d’avoir trop de réunions ? Par gentillesse. Tu ne veux pas froisser l’ego de Jean-Michel.

C’est ton ego qui te joue des tours. Tu cherches à être aimé plutôt qu’à être respecté.

Un leader qui protège son temps protège aussi celui de son équipe. Si tu es toujours débordé, tu deviens le goulot d’étranglement. Dire non, c’est être rigoureux.

La solution radicale : La Grande Purge

Tu t’es reconnu ? Voici la méthode pour guérir du trop de réunions. Je l’appelle la Purge.

1. Ouvre ton agenda pour le mois prochain.
2. Repère toutes les réunions récurrentes.
3. Supprime-les. Toutes.

Tu vas sentir une montée de panique. Mais voici la règle pour les réinviter : Tu n’acceptes le retour de la réunion qu’à trois conditions :

• Quelle est l’intention précise ?
• Quelle décision doit être prise ?
• Pourquoi ma présence est critique ?

50 % des réunions ne reviendront jamais.

Reprends le pouvoir sur ton temps

Ton agenda est ton territoire. Personne ne viendra le sauver à ta place.

La rigueur, ce n’est pas être rigide. C’est de s’assurer que chaque moment passé ensemble compte vraiment.

Tu sais maintenant quoi refuser.
La vraie question, c’est par où commencer sans tout casser.

Pendant le challenge gratuit de 5 jours, je te guide pas à pas pour réduire la surcharge de ton équipe, sans ajouter de travail ni créer de tension.

Rejoins le challenge et commence à reprendre le contrôle de ton agenda.

Ça commence maintenant.

À bientôt,

L’équipe Taago

FAQ : Comment gérer le problème de « Trop de réunions » ?

Pourquoi j’ai trop de réunions ? Avoir trop de réunions est souvent le signe d’une culture du « Cover Your Ass » (peur de décider seul) ou d’un manque de distinction entre l’information (qui devrait être lue) et la discussion (qui nécessite une rencontre). C’est aussi un symptôme d’un manque de rigueur dans la gestion de l’agenda.

Comment dire non à une réunion poliment ? Utilisez la méthode de la rigueur bienveillante. Demandez : « Pour m’assurer d’être pertinent, quelle est l’intention précise de la rencontre et quelle décision devrons-nous prendre ? » Si la réponse est floue, proposez de traiter le sujet par courriel ou de reporter quand l’objectif sera clair.

Quelle est la durée idéale d’une réunion ? Il n’y a pas de durée magique, mais une réunion ne devrait jamais dépasser le temps nécessaire pour prendre la décision visée. Selon la loi de Parkinson, une réunion durera le temps qu’on lui alloue. Essayez de réduire vos réunions de 60 à 45 minutes, ou de 30 à 20 minutes par défaut.

C’est quoi la méthode de la Purge de Taago ? La Purge consiste à supprimer toutes les réunions récurrentes de l’agenda pour une période donnée. On ne réinvite ensuite que les réunions qui prouvent leur nécessité par une intention claire et des conditions de succès définies.