Contrainte #3: Travailler constamment en mode urgence

10 mai 2021

L’efficacité – Contrainte #3: Travailler constamment en mode urgence

 

Dans certaine culture organisationnelle, l’urgence est un modus operandi qui est utilisé par le gestionnaire comme seule option pour que les tâches se complètent ou que les gens s’engagent à la réaliser. L’urgence en soi est correcte mais le fait de constamment habiter le monde de l’urgence devient une contrainte à l’efficacité dans l’équipe.

Ce guide s’adresse aux gestionnaires qui désirent réduire l’impact de cette contrainte et ainsi aller vers une équipe fonctionnelle libre de contraintes.

 

Définitions: 

  • Contrainte: Comportements ou processus qui ralentissent le plein potentiel d’un individu ou d’un groupe. 
  • Urgence: Une tâche demandée à un individu sur laquelle il doit se concentrer immédiatement
  • Travailler constamment en mode Urgence: Action d’interrompre en permanence son travail afin de se concentrer sur les urgences

Constats: 

  • Sentiment de se sentir débordé
  • Échéance imposée 
  • Stress sur des échéances trop courtes
  • Sentiment de ne pas offrir de la qualité
  • Peu de temps pour évaluer les diverses options disponibles
  • Plus en réaction qu’en prévention
  • Forte pression de la direction pour livrer selon les échéances
  • Le mode urgence fait partie de la culture de l’entreprise
  • Souvent des mesures de contrôles rapprochées 
  • Les urgences répétées créent souvent du découragement

Conséquences: 

  • Absence ou retard à des rencontres potentiellement importantes
  • Les tâches plus stratégiques sont effectuées en dehors des heures de travail
  • Les tâches planifiées ne sont jamais terminées ou avec de longs délais
  • Le moral des troupes diminue
  • Perte de visibilité sur les tâches
  • Perte de l’équilibre travail-famille
  • Le sens au travail n’a pas le temps d’être assimilé
  • Le “Désolé, j’ai eu une urgence” devient l’excuse à tous les maux
    • Ne pas réussir les tâches planifiées.
    • Retard ou absence à des rencontres

Remèdes: 

  • Valider la tâche en fonction de son carré de sable
  • Rendre visible les urgences sur un tableau de travail en cours
  • Prioriser les urgences en fonction de tout ce qui est en cours pour en évaluer l’impact
  • Tenter de planifier le travail sur une base de 1 semaine à 2 semaines maximum
  • Effectuer le minimum de travail pour sortir de l’urgence en effectuant le reste du travail en mode planifié
  • Prendre le temps de définir ce qu’est une urgence 
  • Définir les niveaux de priorité des urgences et les utiliser dans vos conversations
    • Priorité 1: Même la journée de Noël, il faudrait le faire maintenant
    • Priorité 2: Doit être fait peut importe le temps supplémentaire requis
    • Priorité 3: Doit être fait en priorité pendant les heures normales de travail et toutes les autres tâches sont reportés sans exception
    • Priorité 4: Toutes autres tâches – En fait, il faut ordonner les tâches “priorité 4” en ordre de désir de fin souhaité. Une tâche priorité 4 n’est pas une urgence, c’est la première des tâches à planifier
  • Faire la guerre aux urgences pour les éliminer du quotidien.
  • Mesurer la répartition des  efforts en urgence ou non-urgence
  • Informer la haute-direction et ses pairs de votre intention d’aborder les urgences autrement

Mise en garde:

Le danger de surutiliser l’urgence à toutes les sauces peut affecter l’entreprise et les humains de diverses façons.

D’une part, cette approche risque de diluer les vraies urgences, comme le dicte l’adage “Crier au loup”. De plus, le fait que les urgences fassent partie de la culture d’entreprise et qu’elle soit imposée par la haute-direction génère une perte de sens au travail et finit par créer des enjeux de démobilisation. Ce qui affectera sans doute le taux de rétention.

D’autre part, il est fréquent de voir dans cette approche que l’on se sert de l’urgence pour cacher les vrais raisons des échecs.  L’urgence devient alors la seule raison valable et évite les conversations qui remettent en question le statu quo.

D’un autre côté, tenter d’éviter à tout prix d’utiliser le mot urgence dans le quotidien peut créer un manque de bon stress qui amène l’équipe à se dépasser quand il y a une VRAIE urgence. L’important est d’avoir un juste équilibre.

Qu’est-ce qu’une VRAIE urgence dans votre entreprise ?

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Témoignages

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