Contrainte #3: Travailler constamment en mode urgence

10 mai 2021

L’efficacité – Contrainte #3: Travailler constamment en mode urgence

 

Dans certaine culture organisationnelle, l’urgence est un modus operandi qui est utilisé par le gestionnaire comme seule option pour que les tâches se complètent ou que les gens s’engagent à la réaliser. L’urgence en soi est correcte mais le fait de constamment habiter le monde de l’urgence devient une contrainte à l’efficacité dans l’équipe.

Ce guide s’adresse aux gestionnaires qui désirent réduire l’impact de cette contrainte et ainsi aller vers une équipe fonctionnelle libre de contraintes.

 

Définitions: 

  • Contrainte: Comportements ou processus qui ralentissent le plein potentiel d’un individu ou d’un groupe. 
  • Urgence: Une tâche demandée à un individu sur laquelle il doit se concentrer immédiatement
  • Travailler constamment en mode Urgence: Action d’interrompre en permanence son travail afin de se concentrer sur les urgences

Constats: 

  • Sentiment de se sentir débordé
  • Échéance imposée 
  • Stress sur des échéances trop courtes
  • Sentiment de ne pas offrir de la qualité
  • Peu de temps pour évaluer les diverses options disponibles
  • Plus en réaction qu’en prévention
  • Forte pression de la direction pour livrer selon les échéances
  • Le mode urgence fait partie de la culture de l’entreprise
  • Souvent des mesures de contrôles rapprochées 
  • Les urgences répétées créent souvent du découragement

Conséquences: 

  • Absence ou retard à des rencontres potentiellement importantes
  • Les tâches plus stratégiques sont effectuées en dehors des heures de travail
  • Les tâches planifiées ne sont jamais terminées ou avec de longs délais
  • Le moral des troupes diminue
  • Perte de visibilité sur les tâches
  • Perte de l’équilibre travail-famille
  • Le sens au travail n’a pas le temps d’être assimilé
  • Le « Désolé, j’ai eu une urgence » devient l’excuse à tous les maux
    • Ne pas réussir les tâches planifiées.
    • Retard ou absence à des rencontres

Remèdes: 

  • Valider la tâche en fonction de son carré de sable
  • Rendre visible les urgences sur un tableau de travail en cours
  • Prioriser les urgences en fonction de tout ce qui est en cours pour en évaluer l’impact
  • Tenter de planifier le travail sur une base de 1 semaine à 2 semaines maximum
  • Effectuer le minimum de travail pour sortir de l’urgence en effectuant le reste du travail en mode planifié
  • Prendre le temps de définir ce qu’est une urgence 
  • Définir les niveaux de priorité des urgences et les utiliser dans vos conversations
    • Priorité 1: Même la journée de Noël, il faudrait le faire maintenant
    • Priorité 2: Doit être fait peut importe le temps supplémentaire requis
    • Priorité 3: Doit être fait en priorité pendant les heures normales de travail et toutes les autres tâches sont reportés sans exception
    • Priorité 4: Toutes autres tâches – En fait, il faut ordonner les tâches “priorité 4” en ordre de désir de fin souhaité. Une tâche priorité 4 n’est pas une urgence, c’est la première des tâches à planifier
  • Faire la guerre aux urgences pour les éliminer du quotidien.
  • Mesurer la répartition des  efforts en urgence ou non-urgence
  • Informer la haute-direction et ses pairs de votre intention d’aborder les urgences autrement

Mise en garde:

Le danger de surutiliser l’urgence à toutes les sauces peut affecter l’entreprise et les humains de diverses façons.

D’une part, cette approche risque de diluer les vraies urgences, comme le dicte l’adage « Crier au loup ». De plus, le fait que les urgences fassent partie de la culture d’entreprise et qu’elle soit imposée par la haute-direction génère une perte de sens au travail et finit par créer des enjeux de démobilisation. Ce qui affectera sans doute le taux de rétention.

D’autre part, il est fréquent de voir dans cette approche que l’on se sert de l’urgence pour cacher les vrais raisons des échecs.  L’urgence devient alors la seule raison valable et évite les conversations qui remettent en question le statu quo.

D’un autre côté, tenter d’éviter à tout prix d’utiliser le mot urgence dans le quotidien peut créer un manque de bon stress qui amène l’équipe à se dépasser quand il y a une VRAIE urgence. L’important est d’avoir un juste équilibre.

Qu’est-ce qu’une VRAIE urgence dans votre entreprise ?

Et si on en discutait?

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Témoignages

Jette un coup d'œil à ce qu’on dit sur Taago!

K Riel - Vice-président

Nous avons aimé votre dynamisme et votre énergie qui est motivante, votre capacité d’adaptation/ ouverture d’esprit, légèreté, adaptée à notre réalité. Votre capacité à nous amener plus loin et de nous sortir de notre zone de confort en fixant des objectifs TRÈS précis.

 

Nous maintenons nos techniques de travail en effectuant un 30 minutes TAAGO à chaque réunion d’équipe, chaque semaine.

 

Nous avons retravaillé notre tableau des chantiers et sous-chantiers afin de le mettre à notre main. Nous continuons la saveur du mois.

 

Ce que nous retenons principalement : Chaque petit pas compte et nous permet de voir que nous avançons.

 

De toute l’équipe du SSMO l’Élan

 Service d’aide à l’emploi pour les personnes vivant avec des limitations fonctionnelles

SSMO l'Élan

Jean a travaillé chez nous dans deux mandats différents : Coach agile pour équipes de développement et coach comportemental pour mon service. Dans les deux mandats, son savoir-faire et son approche directe et orientée à la livraison de la valeur ont fait toute une différence. Jean a su s’adapter à notre réalité pour nous sortir de notre zone de confort et nous aider à nous questionner dans nos itérations quotidiennes. Si vous cherchez quelqu’un qui est capable de vous challenger et dire les vraies affaires, pour vous amener ailleurs, lui est la bonne personne.

R Barroso, chef de service

Si vous cherchez un coach, Jean est la bonne personne ! J’ai eu la chance qu’il m’accompagne pendant 8 mois, et il m’a beaucoup aidé à mieux me connaitre autant professionnellement que personnellement, pour pouvoir ensuite aller plus loin. Il a cette capacité de poser les bonnes questions au bon moment, qui font de lui un excellent coach. Attention, si vous aimez rester dans vos pantoufles, gare à vous. Jean vous fera enfiler vos bottes de randonnée pour un trek dont vous vous souviendrez !

P-A Laine, Scrum master

Notre nouvelle équipe opérationnelle souffrait énormément du manque d’alignement entre chaque membre.  Ce dysfonctionnement provoque une surconsommation des ressources disponibles, en plus d’une forte concentration de frustration au sein de l’équipe.  L’équipe à participer à la démarche Taago et jouit maintenant d’un environnement de travail sain et productif.

J Gagnon - Grupo Bimbo Viau

J’ai fait appel aux services de Jean dans le but d’amener notre équipe de développement à modifier sa méthode travail pour adopter une philosophie agile. Rapidement il a su comprendre nos besoins et a réellement ciblé ses interventions pour atteindre nos critères de succès. Il sait adapter la recette en fonction de la réalité l’entreprise et des individus en place. Vous cherchez un formateur efficace qui a à cœur l’atteinte de vos objectifs? Jean est votre homme. Merci beaucoup!

S Labbé, Directeur principal des opérations

Jean a accompagné notre équipe dans une phase très importante de son développement à savoir la définition des mandats et des méthodes de travail. Malgré la complexité apparente causée par la singularité de chaque sous équipe, son approche personnalisée a permis d’outiller chaque groupe de façon à optimiser son travail et fluidifier les processus existant. L’accompagnement offert par Jean a permis de générer de véritables reflexes au sein de l’équipe en terme de priorisation et d’auto-organisation. Le gain de maturité de notre équipe est visible et nous sommes confiants quant à notre capacité de poursuivre cette progression de façon autonome après le départ de Jean.

B Monfort, gestionnaire de projets

Mon équipe de supervision a travaillé avec acharnement pour devenir une équipe de feu!🔥

Je suis fier de dire que grâce à l’accompagnement de Taago, nous avons réussi à briser les silos et à travailler de manière plus unie et efficace. Ce fut un véritable plaisir de partager cette initiative avec les travailleurs de l’usine. Certes, tout n’est pas encore parfait, mais nous sommes beaucoup plus conscients de notre approche les uns envers les autres, et c’est déjà un grand pas en avant. En espérant que notre énergie collective se transfère et continue d’inspirer chacun au quotidien.

Michel Gibert-Cardin, Responsable des Opérations chez Bimbo Canada

Jean, de par sa grande expérience et sa capacité à comprendre l’humain est un être exceptionnel. Que ce soit pour redresser une équipe, trouver des solutions à des problèmes organisationnels complexes, pour conseiller, enseigner, coacher, il a un coffre d’outils bien rempli! Ne prenant pas de gants blancs, il reste authentique et sait attaquer les défis de front. Il propose une approche directe pour responsabiliser les membres d’une équipe et les rendre imputables de leurs actions. J’ai énormément évolué et appris sur moi-même grâce à ses enseignements.

G Neveu, Directeur des technologies

« Quelle expérience enrichissante!

J’ai eu la chance de pouvoir échanger avec Cloé et tout de suite, elle a su me guider et me pister.  Une relation de confiance s’est mise en place pour pouvoir réellement échanger et aller plus loin dans mes besoins! Revenir à la base de nos concepts de gestion et faire confiance à son instinct! Des outils à mettre en place dès le lendemain! Merci! »

J’ai mis en application:

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Je les mêmes partager dans une formation sur l’influence

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Catherine Forget

Des clients satisfaits

qui ont pris le virage Taago