Êtes-vous tannés d’être inefficaces ?

Jeudi 9h10: L’équipe est en rencontre de coordination depuis déjà 10 minutes. Je suis là en tant que coach à les observer afin de rendre visible certains de leurs enjeux organisationnels d’équipe.

Cinq des six membres de l’équipe s’étaient connectés sur la plateforme à l’heure prévue. Deux personnes ont toujours leur caméra éteinte.

Jean-François, le gestionnaire de l’équipe, a monopolisé la conversation depuis le début de la rencontre.

9h12: Philippe, un membre de l’équipe a le regard détourné de l’écran et semble concentré sur son deuxième écran.

9h13: Jonathan arrive dans la salle, personne ne souligne son arrivée

9h14:  Sur la caméra, Julie semble regarder son téléphone car on la voit rire à gorge déployée 9h15: Jean-François vient de terminer son monologue et demande leur projection pour la prochaine journée

9:16 Amir partage son avancement dans les moindre détails; une conversation entre Jean-François et lui démarre et semble s’éterniser. 

9:22 L’écran de Philippe est maintenant éteint

9:23 Au tour de Julie de parler:  « J’avance dans mes tâches », dit-elle.

9:24 Jonathan écrit sur le clavardage qu’il doit quitter car il a une rencontre à 9h30. Il n’a jamais pris la parole

9:24 Jean-François demande à Philippe s’il croit terminer la tâche qu’il s’était engagé à terminer 3 jours auparavant.  Il répond: « Ça devrait ».

9:25 Vinh tente pendant 3 minutes de mettre son micro fonctionnel pour prendre la parole, Jean-François dit que l’on va passer au suivant 

9:28 Sandrine indique qu’elle est bloquée et qu’elle a besoin d’aide pour avancer sans quoi elle ne sait pas trop quoi faire.

9:29 Jean-François reste sans réponse. Il dit merci à tout le monde et quitte vers une autre rencontre.

Selon vous cette rencontre de coordination est-elle une réussite? Qu’est-ce qui cloche?

 * Toute ressemblance avec l’équipe de Jean-François est purement fortuite *

L’inefficacité sur le radar

Quels éléments se dégagent de cette rencontre ? Ce n’est pas exagéré de dire qu’elle s’avère fort inefficace, voire même une perte de temps pour les membres de l’équipe.

En dépit de son volet caricatural, on ne peut pas déclarer  que l’équipe s’est coordonnée et a dressé son plan de match afin de se mettre en action. 

Malgré les meilleures intentions pour rester aussi performant que possible,  l’inefficacité peut vite arriver lorsqu’on n’y prend pas garde. Elle s’incruste avec des petits gestes souvent inconscients et anodins lorsque pris individuellement. Tel un virus qui envahit notre corps, il ralentit notre système, affecte certains organes vitaux, sans trop que l’on s’en aperçoive.  La faute n’est pas uniquement sur la personnalité des membres de l’équipe mais aussi à travers la culture organisationnelle en place et la posture du/des gestionnaires. 

En lien avec le récit décrit ci-haut, il est pourtant possible d’ identifier rapidement certains signes d’inefficacité organisationnelle:

• Peu de place à l’équipe pour s’exprimer,
• Un gestionnaire qui monopolise le temps et l’espace, 
• L’incapacité d’un participant de communiquer sans la crainte d’une conséquence
• Désintéressement
• Absences ou retards qui ne créent aucun effet sur le groupe
• Commentaires sans valeur
• Réponses floues sans engagement
• etc.

Mais maintenant que l’on rend visible les comportements, que fait-on avec la suite? Souvent nous  ne faisons rien, nous tolérons. En entreprise, le besoin d’augmenter la performance est toujours mis au premier plan mais que faisons-nous pour limiter les moments qui ne produisent pas de valeur ?  Dans la situation précédente, l’enjeu sous-jacent que l’on observe est l’indifférence qui entoure l’inefficacité.  Ressentez-vous une nonchalance à s’améliorer en équipe?  Est-ce une paresse ou du désillusionnement qui empêche l’équipe de challenger le statu quo et de vouloir se laisser porter par l’inertie que tous ressentent dans l’organisation?

Chez Taago, nous croyons que la très grande majorité des individus ont toujours l’intention de bien faire leur travail. Alors si chacun a la meilleure volonté au monde, qu’est-ce qui a tué l’initiative?

D’un autre côté, on entend régulièrement des généralités du type: « J’ai pas le temps », « Nous sommes débordés », « Il manque de main d’œuvre », « Dans notre contexte, c’est vraiment plus complexe qu’ailleurs ».  Ces excuses sont-elles la réponse à tout pour tolérer l’inefficacité? Peut-être que oui.

L’esprit nécessaire au développement d’une culture d’amélioration continue, n’est pas de trouver des moyens d’être plus efficace mais d’adopter des comportements qui ne tolèrent pas l’inefficacité

La peur du blâme, une des causes probable

Qu’en est-il de la culture organisationnelle de votre entreprise?  Est-ce une culture de blâme? Le blâme est un mot lourd et difficile à s’approprier. Il fait peur et n’est pas évident à nommer sans jugement.  Le blâme est intimement lié avec votre gestion de l’erreur et de l’échec. En lien avec des expériences passées, comment les individus réagissent au sein de votre organisation avec un potentiel échec.  Nous avons tous les meilleures voeux et les beaux discours théoriques sur les meilleures pratiques en ressources humaines mais que se passe-t-il vraiment lorsque:

1. Une personne est en retard dans une tâche, doit-elle compenser sur son temps de vie personnelle pour arriver à temps par peur d’être blâmée en cas d’échec? A-t-elle envie de rester flou afin de ne pas se commettre?
2. Une personne a commis une erreur qui amène une perte financière à l’entreprise; est-ce qu’il y aura plusieurs conversations de couloir afin de tenter de corriger sans en informer le gestionnaire?
3. Les objectifs ne sont pas atteints malgré les bonnes intentions. Est-ce que l’on tente d’embellir les métriques pour les mettre à son avantage et ainsi bien paraître, éviter le blâme et avoir son bonus de performance?

Blâme: Jugement de désapprobation porté sur la conduite ou les paroles de quelqu’un (larousse.fr)

Il existe plusieurs façons d’exprimer le blâme et à divers niveaux:

• plus discrètement avec une remarque acerbe qui peut être perçue de manière désobligeante, 
• un commentaire général en réunion dont tous les participants savent très bien qui porte le chapeau, 
• Un pointage du doigt direct
• Une perte de responsabilité subtile, sans apparence officielle demeurant dans le non-dit
• Une crise dans le bureau la porte fermée
• Et même une mise à pied.

À petite dose ou à grand déploiement, le blâme ou plutôt la peur d’être blâmé crée un effet néfaste sur les individus à court et moyen terme.  Elle transforme les individus en exécutant des ordres hiérarchiques, des machines humaines. L’intention étant de ne pas créer de vague pour éviter à tout prix la moindre parcelle de blâme; voir même idéalement, faire porter le fardeau sur son supérieur.  En terme d’inefficacité, cette peur peut devenir:

• un générateur de CC dans les courriels.
• un manque d’engagement
• du je-m’en-foutisme subtil

Mais par-dessus tout, elle crée une omerta qui réduit au silence la moindre initiative. Les esprits critiques seront alors perçus comme des têtes fortes, des râleurs et subissent une pression du groupe à laisser aller le bateau à la dérive.

Le blâme en entreprise doit évoluer vers une culture où l’erreur, lorsqu’elle survient, devient une source d’apprentissage et crée un espace d’amélioration et de conversations sécuritaires.

Culture de réussite

Renverser l’inefficacité vers l’efficacité est un exercice long mais relativement simple si on le désire vraiment.

En fait, il suffit de contrer la peur du blâme  au sein de l’organisation et la remplacer par la culture de réussite. Certains diront que c’est l’intention de tous de réussir à tout coup sans erreur. Par contre, la culture de réussite se positionne à un tout autre niveau, celui de ne plus accepter l’échec. La finesse des mots se joue dans la différence entre ne pas réussir et échouer.  Ne pas réussir sous-entend un spectre beaucoup plus large d’options car ici on se donne le droit d’adapter avec la définition de réussite à chaque occasion.  Et si pour chaque tâche, chaque événement nous n’acceptons plus jamais d’échouer mais plutôt de jouer avec les critères de succès, que se passerait-il? Cela vaut la peine de l’essayer non?  Il est possible que nous vivions des demi réussites…mais préfère-t-on un demi succès ou un demi-échec? Le verre à demi plein ou à demi vide? Jouons avec la définition de réussir, au pire, quelle en sera notre source d’apprentissage?

Entêtons-nous à réussir chaque tâche dans les délais prescrits en étant ouvert à ajuster la définition de réussite. À première vue, cela peut paraître utopique dans votre contexte organisationnel complexe et unique mais nous parlons ici avant tout d’une posture ou d’un état d’esprit à avoir. 

L’entêtement positif, la solution à l’efficacité organisationnelle

Ainsi, comment mettre en place une culture de réussite: 

• En devenant entêté à réussir, entêter positivement à ne plus tolérer le blâme ou l’échec.
• En devenant entêté à nommer, rendre visible tout ce qui n’est pas efficace afin de créer dans chaque moment une réussite.
• En devenant acharné à ne plus accepter le statu quo de la nonchalance…Tous ensemble
• En annonçant à tous que votre entêtement positif devient la marque de commerce de votre équipe

S’entêter ce n’est pas d’avoir une tête de cochon, d’être obtus, de porter des œillères dans ses pensées mais c’est plutôt de s’acharner à rien d’autre que vouloir réussir ou se rappeler continuellement que “ne pas réussir ne fait pas partie des options envisageables”. S’acharner au succès. Vous verrez qu’au début cela demande énormément d’énergie et vous aurez le goût de tout abandonner. Entêtez-vous à votre entêtement, petit à petit, cela deviendra une norme dans votre culture et il sera naturel de rendre visible l’inefficacité.

Vous avez le choix d’être assis dans un bateau à la dérive sur un long fleuve tranquille ou d’avoir les rames pour dicter la direction et la vitesse. À vous de voir dans quel type de bateau vous voulez passer vos journées.

En résumé, pour créer du mouvement dans votre équipe

• Marquez dans le temps votre désir de mettre fin à la culture de blâme. Rendez visible, publicisez votre intention. 
• Donnez vous le droit de considérer vos prochains blâmes comme une source d’apprentissage 
• Ne tolérez plus la non réussite
• Entêtez vous positivement à faire de manière permanente la guerre à l’inefficacité

Un petit conseil pour accélérer cette transformation, nommez-vous un chien de garde de l’entêtement qui vous rappelle en permanence votre intention. Faite attention de ne pas le blâmer de tenir ce rôle. Il est important pour l’équipe.

Note: Comme « ne pas réussir » ne fait pas partie des options chez Taago et comme il a manqué de temps pour faire une dernière révision, la version du blogue initialement déposée a été revue dans un 2ème temps.

Tous pour un et un pour tous contre l’inefficacité !