La prise de décision: il faut qu’on le fasse, mais comment?

Que ce soit en tant que gestionnaire d’entreprise, parent, entrepreneur, on sait qu’on doit prendre des décisions régulièrement pour que notre équipe, l’entreprise dans laquelle on est, notre famille, évolue. Toutefois, dans le concret, ce n’est pas aussi simple et il arrive souvent que certaines décisions restent dans le néant. Cela devient des “faut qu’on” qui n’arrivent jamais à prendre leur envol.

• Il faut qu’on nettoie 
• Il faut qu’on fasse le ménage cette fin de semaine
• Il faut qu’on appelle le plombier

En entreprise,

• Il faut qu’on gère le dossier
• Il faut qu’on appelle les RH
• Il faut qu’on recrute dans ce département
• Il faut qu’on se parle

C’est quoi un “faut qu’on”?

Dans ce contexte-ci, ce sont des tâches à remplir ou des nouvelles idées à développer ou un problème à résoudre, dont personne ne s’occupe.

Pourquoi ces “faut qu’on” existent-t-ils?

Trois raisons:

1. Personne n’est désignée pour faire la tâche en question
2. La personne désignée n’est pas équipée pour la remplir
3. Les personnes travaillent en silo, donc problème de communication

Pendant tout ce temps, l’équipe fait du surplace parce qu’aucune décision n’a été prise. Et quand l’équipe fait du surplace, je ne t’apprends rien, sa performance ralentit.

Que fait une équipe de feu pour prendre une décision et régler ainsi les “faut qu’on” errants ?

     1. Rendre visible la situation

Rendre visible les “faut qu’on” errants est la première étape essentielle pour vaincre le surplace. Trop souvent ce rôle revient au gestionnaire sous prétexte qu’il est le seul gardien de la vue d’ensemble. Or dans un esprit d’équipe de feu, chaque membre de l’équipe peut rendre visible une situation d’inconfort, une idée d’amélioration, une problématique. Il en revient à l’équipe, gestionnaire inclut de mettre en place un environnement de travail sécuritaire où chacun peut lever la main sans craindre de se sentir jugé.

     2. Analyse et prise de décision 

Après les avoir nommés, il faut analyser et prendre une décision. Comment? . En prenant en compte  toutes les personnes concernées dans la situation. En plus d’être concernées, est-ce que ces personnes sont équipées? Si elles ne le sont pas, qu’est-ce que vous pouvez faire en équipe pour vous assurer que ces personnes le soient? Les mettre en équipe? Les référer à une autre personne? Leur donner une information manquante qui va les aider? Et suite à cela, prendre une décision qui sera appropriée en fonction de ce que vous aurez analysé ensemble. 

     3. Identifier le plus petit pas possible et se mettre en action

Une fois que la décision a été prise, identifiez ensemble le plus petit pas possible. Tant qu’il y a un pas qui est fait, aussi petit soit-il, c’est déjà un pas vers la bonne direction. Est-ce un appel? Une attribution de tâches? Qui en prend la responsabilité ? Et rappelle-toi que dans une équipe de feu ce n’est pas nécessairement le gestionnaire !  La personne désignée doit alors planifier un temps dans son calendrier pour le faire. L’équipe sait que pour la suite, c’est à cette personne qu’elle peut poser des questions ou que cette personne a la responsabilité de tenir le reste de l’équipe informée de ce qu’elle aura réussi à accomplir. 

     4. Évaluation 

En dernier lieu, après une certaine période, courte, moyenne ou longue selon le contexte, l’équipe évalue les résultats suite à la décision qui a été prise. Évaluez ce qui a bien fonctionné ou pas et rectifiez le tir au besoin. Cette évaluation peut même être très rapide au besoin, ça peut être dans le couloir, en croisant la personne… L’étape d’évaluation est tout aussi essentielle pour permettre à l’équipe de confirmer si la décision prise aura valu la peine et aura créé de la valeur pour l’équipe. Cela lui permettra aussi  de s’ajuster rapidement selon la situation et d’identifier la prochaine décision à prendre et son prochain plus petit pas possible. 

Tu vois le cycle qui se dessine peu à peu? Nommer, analyser, prendre une décision, agir, évaluer et ainsi de suite.

Ton équipe reste en mouvement et prend en main ses enjeux qui deviennent petit à petit des opportunités d’amélioration. Le surplace n’est plus un frein à sa performance.

Je sais que cela peut paraître comme étant du pur Gros Bon Sens, mais souvent, dans le feu de l’action, on choisit d’éteindre le feu rapidement sans avoir pris le temps d’y penser juste assez en équipe pour prendre la bonne décision en fonction du contexte et des personnes concernées.  On prend le risque de passer à côté d’une information importante, d’une réalité à prendre en considération et on peut perdre du monde en route par manque de communication. Démobilisation assurée. Alors oui, prend le temps de chasser les “faut qu’on” errants et tu verras le sentiment d’accomplissement de l’équipe grandir de façon exponentielle.

Il faut que tu prennes cette décision  hein? Ma question pour toi maintenant est : Tu la prends quand?