Guide pour éviter le ghosting organisationnel et créer de l’alignement

Demain, a lieu une partie de golf fort attendu avec tes amis mais la météo prévoit un temps pluvieux. Dilemme en cours, est-ce que le golf aura lieu ou non. Tu te présentes sur le terrain et vous attendez le 4ième larron du quatuor qui ne se présente pas. 

Vous lui envoyez un texto sans réponse, vous finissez par lui téléphoner et il vous annonce qu’il était certain que c’était annulé. 

Qu’il tombe averse où que le temps paraît incertain,  prendras-tu le risque de te présenter au terrain sans avoir pris le temps de valider avec tes amis leurs intentions? Qu’est-ce que l’on fait dans ce cas-là? On s’appelle, on s’écrit pour en discuter et prendre une décision collective sur la suite. 

1. Prends-tu pour acquis qu’il sera annulé?
2. Attends-tu que l’on te contacte pour valider?
3. Contactes-tu tes partenaires de jeu si tu as des doutes?

Après tout, on pourrait croire que la 4ème personne aurait dû valider avec les autres. Et si cela avait été l’inverse ? 1 seule personne se rend au golf ou encore 2 seulement se déplacent et 2 autres restent chez eux.  Sans chef de projet, qui porte la responsabilité pour confirmer la partie de golf? On fait quoi pour rester aligné? 

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Dans le monde des équipes de travail, un collègue t’envoie un courriel avec une requête spécifique. Ce courriel arrive à travers les 23 autres que tu as reçus dans une journée déjà surchargée.

Tu le lis rapidement en diagonale, tu n’as pas de doute, c’est une autre tâche qui s’ajoute dans ta liste de choses à faire qui déborde déjà.  Elle est relativement simple et il ne reste plus maintenant qu’à l’exécuter. Mais quand ?  D’un point de vue extérieur, c’est facile, tu retrousses tes manches de ce pas et tu termines la tâche. Dans la réalité, c’est autre chose. Bien que tu aies des bonnes intentions, cette tâche peut prendre des jours avant d’être accomplie. Ce sera peut-être après 1 ou 2 rappels que tu trouveras le moyen de la prioriser.

La question fondamentale n’est pas de savoir pourquoi elle n’est pas faite tout de suite mais plutôt de savoir quand elle sera faite.

Du point de vue du requérant, son désir est généralement dans les plus brefs délais.

Du point de l’exécutant, son désir est de le prioriser en fonction de toutes les requêtes déjà en cours. Alors, on fait quoi pour rester alignés ?

Qu’est-ce que le ghosting organisationnel?

Le ghosting organisationnel est le comportement d’un individu qui, malgré ses meilleures intentions, ne s’assure pas rigoureusement d’informer l’équipe de ses avancements. Sans ces moments d’alignement, l’équipe est maintenue dans une zone de flou et un doute persiste sur l’avancée des tâches ou des projets.

Quels sont les signes d’une équipe en manque d’alignement?

1. Il existe une perception que les tâches ne se terminent pas et un risque de tension
2. Un climat d’urgence perpétuel existe
3. La priorité se détermine en fonction de la hiérarchie; celui qui insiste le plus ou celui qui parle le plus fort.
4. Travail en silo

Comment générer de l’alignement et diminuer le ghosting organisationnel?

La façon la plus simple est de ne rien prendre pour acquis.

Si vous vivez un doute, si vous ressentez du flou ou même que vous percevez un besoin de clarification, il suffit de créer un espace et en faire un moment d’alignement.

Par créer l’espace, on sous-entend ici par exemple bloquer du temps à l’agenda avec l’équipe, profiter de la réunion de coordination pour faire une courte intervention, écrire un courriel. Ou encore cela peut être informel tel qu’une conversation devant la machine à café ou un clavardage express en ligne.

Peu importe la forme de cet espace, l’essentiel est que ce moment d’alignement ait lieu. Le flou constant de part et d’autre occupe le mental et laisse place à l’imagination et à une perception toxique. Un mental trop préoccupé n’agit pas dans sa zone de génie et impacte la performance de l’individu qui a fortiori impacte celle de l’équipe.

Comment s’y prendre pour minimiser le ghosting organisationnel?

• Valider l’échéancier et les attentes

Que ce soit le demandeur ou l’exécutant, les parties doivent s’entendre sur l’échéancier et le résultat attendu. Le demandeur pourra ainsi sortir la requête de son esprit jusqu’à la date prévue.

• Se commettre sur une date de livraison

Aussitôt que possible l’exécutant s’engage avec une confirmation au demandeur. Une bonne façon pour le demandeur d’obtenir sa réponse est de terminer le courriel par une question: « Merci de me confirmer quand tu vas avoir terminé le tout”.

• Communiquer l’avancement

Respecter de manière impérative son avancement signifie qu’aussitôt qu’il existe une mince possibilité de non-respect de l’échéancier (en avance ou en retard ), il faut communiquer l’impact. Vous pourrez alors changer l’échéance ou même  le contenu du livrable. Ne rien prendre pour acquis, c’est avoir une conversation à 2 et surtout ne pas rester silencieux. 

• Revenir aux choses simples: Prendre le téléphone

Si l’inquiétude persiste, elle se valide en 2 minutes par téléphone que vous soyez le demandeur ou l’exécutant. Ne laissez pas le flou s’installer. Il ne faut pas tomber dans une chaîne interminable de texto ou de courriel

L’énergie de fin de projet

Ces moments d’alignement ont pour objectif d’augmenter notre capacité de répondre au changement en équipe; plus on se tient informés régulièrement de ce qui se passe, plus on a la sensation d’être dans le siège du conducteur, peu importe qui tient le volant. Nous restons alignés sur les attentes.

C’est exactement comme pour une énergie de fin de projet lorsque les jours et les minutes sont comptés. Peu importe ce qu’il se passe, l’équipe sait pertinemment qu’elle règle chaque situation en s’alignant afin de prendre les meilleures décisions possible pour livrer, terminer et réussir en équipe.

Avec cette volonté de créer ces espaces, naturellement une équipe de feu s’aligne pour emmener le bateau à bon port.

• elle valide, elle prend des décisions et elle s’adapte
• elle communique sans avoir à mettre en place un mécanisme formelle pour le faire;
• elle ne prend rien pour acquis;
• elle n’a pas le sentiment de déranger.
• Elle reste en mouvement

Et par-dessus tout, elle fait de l’alignement un modus operandi.

Est-ce qu’une équipe peut-être trop alignée?