Êtes-vous débordés?

1 février 2021

11h04, Carl le gestionnaire sort d’une rencontre, à la course vers une autre…en fait, depuis ce matin, les réunions s’enchaînent l’une après l’autre. Son après-midi sera identique, tout comme la veille, la semaine d’avant et celle qui s’en vient. 

11h05 Rapidement Carl regarde son téléphone, il voit 1 appel manqué. Ceci lui rappelle le courriel qu’il avait reçu de ma part lui demandant un 60 minutes avec moi.  Il s’était pourtant dit qu’il y répondrait dans la soirée d’hier mais une demande urgente de son patron l’a fait travailler une longue partie de la soirée après le souper.

11h06 Carl se connecte sur sa rencontre en ligne en s’excusant de son retard car il avait une urgence à régler.  Il a compris il y a longtemps que tout est urgence et cela excuse facilement les retards dans son entreprise sans trop poser de questions.

12h01 Carl se reconnecte sur une nouvelle rencontre, il n’aura pas encore eu le temps de manger, c’est le seul temps qu’ils ont réussi à trouver dans l’agenda  pour un “working lunch” avec d’autres gestionnaires comme lui sur un projet hautement stratégique pour l’entreprise. Il est pour le moment le seul en ligne car les autres sont sûrement retenus par une urgence 

12h09 La rencontre débute

17h25 Toutes les réunions de la journée sont terminées, Carl répond à quelques courriels urgents qui s’accumulent. C’est à ce moment-là que son téléphone sonne

Moi: Salut, excuse-moi de te téléphoner si tard, j’ai été en réunion toute la journée et une rencontre de dernière minute m’a empêché de te rappeler avant.

Carl: Qu’est-ce que je peux faire pour toi ?

Moi: En fait, je voulais simplement planifier rapidement un moment avec toi pour que l’on se fasse un plan d’action. Que dirais-tu demain après-midi ? 

Carl: Oh impossible, mon agenda est complet, conflit d’horaire, j’ai pas le temps

Moi: Après-demain, matin ? 

Carl: Vraiment impossible, j’ai une rencontre avec le comité de direction sur un projet hautement stratégique pour l’entreprise, je n’ai vraiment pas le temps

Moi: Début de la semaine prochaine ? Le printemps prochain dis-je à la blague ?

Carl un peu exaspéré: Tu as pas idée comment je suis occupé et je n’ai pas de temps. Réunion après réunion toute la semaine, je n’ai même pas le temps de souffler. Fin de la semaine prochaine, un “working lunch” ?  Je vais essayer de me libérer cela fait déjà trois fois que je te déplace.

<Stop> … <Retour en arrière>

17h25 Toutes les réunions de la journée sont terminées, Carl répond  à quelques courriels urgents qui s’accumulent. C’est à ce moment-là que son téléphone sonne

Carl reconnaît le numéro de téléphone du docteur Tremblay, un éminent médecin-spécialiste avec lequel il espère un rendez-vous depuis plus de 1 an pour son enfant malade.

-Bonjour monsieur Carl, ici l’assistante du docteur Tremblay, je sais que je vous appelle à la dernière minute mais nous avons eu une annulation et le médecin pourrait rencontrer votre fils demain matin, avez-vous le temps?

Carl avec un sourire joyeux: Ah wow merci, enfin…bien sûr, c’est à quelle heure?

 * Toute ressemblance avec un Carl existant est purement fortuite *

 

Avoir le temps, prendre le temps ?

 

Prendre le temps, avoir le temps, y a-t-il une différence? Bien que souvent  l’on veuille vouloir exprimer la même intention, il y a une différence majeure entre les deux formulations.  Est-ce que Carl a le temps pour accompagner son fils voir le médecin, la réponse est clairement non. Mais est-ce qu’il prendra le temps, la réponse devient oui sans aucune hésitation.

Inversons la situation, notre gestionnaire a un après-midi totalement libre dans son agenda.  Un  collègue lui propose de venir assister au spectacle de flûte-à-bec de son enfant à la garderie.

Est-ce que Carl a le temps? Oui, mais est-ce qu’il prendra le temps? Probablement non…

Admettre que c’est une simple forme de langage est facile et crée une excuse trop facile à utiliser. Poussons la réflexion un peu plus loin

Chaque humain possède jusqu’à preuve du contraire, 24 heures dans une journée. Donc tout le monde a exactement le même temps. Le retraité sur une île déserte et le président des États-Unis ont tous les deux 1440 minutes chaque jour.  Ils sont, nous sommes, 100%  libres de l’occuper comme bon nous semble.  Il nous suffit d’être prêt à assumer les conséquences de nos choix.  Des conséquences qui peuvent être légères comme un retard,  sauter un repas, manquer de sommeil… Ou encore beaucoup plus graves comme une mise à pied, la perte d’un client etc.. À l’extrême, même avec un fusil sur la tempe, nous choisissons encore en assumant les conséquences possibles.

Donc prendre le temps devient alors une série de décisions, assumées par nous-mêmes uniquement.  Nous les orientons en fonction de nos contraintes, nos engagements, nos désirs et notre volonté. Ne rien faire, procrastiner, dormir, manger, assister à une réunion sont des décisions assumées consciemment ou non.

Prendre le temps, trouver le temps n’est-il pas  en fait que prioriser les 1440 minutes d’une journée. D’une manière plus directe, le fait de dire à quelqu’un que vous n’avez pas le temps devient alors une façon de dire  à quelqu’un que vous avez décidé que ce qu’il vous propose n’est pas assez important pour vous pour le prioriser. Êtes vous prêt à assumer  et communiquer clairement cette décision ?

 

Comment assumer la priorisation de votre temps ?

 

Nous nous entendons tous pour dire que la situation de Carl  est extrême mais en quoi est-elle vraiment différente de la réalité de l’environnement de travail? 

Il y a de fortes chances que vous vous disiez:  “c’est facile à dire comme ça mais dans mon contexte, c’est particulier et je n’ai pas le choix”.  Dans ce cas, je vous ramène à l’histoire de Carl ci-haut.  

Si vous regardez votre agenda de la semaine dernière, est-ce que toutes les activités ont été celles qui génèrent le plus de valeur pour l’organisation?  Quelles sont celles que vous effectuez en disant que vous allez repousser votre vrai travail plus tard ou en soirée?

Il existe un amas de diverses techniques largement publiées sur la gestion du temps

  • Priorisation des tâches impératives avant celles importantes
  • Planification en fonction d’objectifs
  • Travailler sur une seule chose à la fois
  • Gestion des distractions et dérangements
  • Réservation de blocs de temps pour avancer les dossiers

Mais avant tout, la réalité des organisations impose des contraintes qui empêchent les individus à vraiment assumer la gestion du temps. Dans certaines organisations, il faut savoir faire preuve de courage, avoir une forte confiance en soi et laisser de côté la complaisance pour assumer pleinement la gestion de son temps et ne pas se faire embourber par l’agenda des autres.

C’est souvent au nom de la collaboration, l’esprit d’équipe que des contraintes liées à l’organisation du temps se présentent. Les demandes des autres, les réunions imposées se glissent dans l’agenda sans qu’il soit possible de challenger par peur de certaines représailles non officielles ou d’un blâme de non collaboration.  Sans espace sécuritaire de conversations ou de vision claire des priorités organisationnelles, l’espace-temps diminue petit à petit au point où il devient de plus en plus difficile de faire son travail avant celui des autres. 

On reçoit donc ce que l’on tolère! 

 

Avoir trop de travail

 

Faites-vous partie de ceux qui ont la croyance qu’ils ont trop de travail? À regarder l’emploi du temps de Carl, nous pouvons conclure qu’il a énormément de travail, voire trop de travail pour le nombre d’heures qu’il y a par semaine.  Mais a-t-il vraiment trop de travail ou plutôt est-ce qu’il en aura un jour moins?

Dire que l’on est débordé ou que l’on a trop de travail n’est-il pas  une façon de dire que l’on arrive pas à faire tout ce que l’on souhaite accomplir dans le temps que l’on nous impose. Sommes-nous dans une posture “avoir du temps” ou “prendre du temps”. D’un côté la personne débordée regarde la pile de choses à faire avec un espoir qu’elle sera vide un jour. De l’autre, son employeur s’assure que cette personne ait toujours quelque chose à accomplir dans sa pile de choses à faire. Méchant dilemme.

Comment regarder sa journée, en fonction de ce qui reste à faire ou de ce qui a été accompli/terminé?

Si votre intention ici est de vider la pile de choses à faire, vous aurez tendance à vouloir “squeezer” le plus de choses possible dans votre journée. Votre sentiment de satisfaction et d’accomplissement sera amenuisé et vous aurez toujours un désir d’essayer d’en faire plus.

Par contre, si votre intention est de regarder la pile des choses terminées, votre regard se portera sur les  éléments les plus utiles pour l’organisation. Vous aurez un sentiment de devoir accompli. Votre liste de choses à faire demeurera aussi pleine mais votre devoir sera alors de la rendre visible. Ainsi votre employeur, vos collaborateurs, au nom des priorités organisationnelles et le gros bon sens pourront plus facilement  vous influencer dans votre priorisation en comparaison avec tout le reste.

 

En résumé, pour prendre le temps:

 

Pour prioriser vos choix:

  • Utilisez les meilleures techniques de gestion du temps connues
  • Alignez la gestion de votre temps sur la vision et les priorités de l’entreprise en premier
  • Assurez-vous d’être efficace dans vos rencontres (voir Souffrez-vous de réunionite aiguë).

Pour assumer vos choix:

  • Rendez visible votre liste de chose à faire pour favoriser la priorisation

Voir ses tâches quotidiennes comme des opportunités et non des boulets:

  • En fin de journée, regardez la pile des choses terminées et non ce qu’il vous reste à faire.

Et par-dessus tout, respectez votre précieux temps.

Et si on en discutait?

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R Barroso, chef de service

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